Tidak hanya di negera-negara maju, seperti Amerika, di Indonesia pun sudah banyak karyawan yang tidak lagi bekerja di kantor, tetapi bisa di kafe, ruang tunggu bandara, lobi hotel, atau di rumah.
Dengan tingkat kemacetan lalu lintas yang semakin parah belakangan ini, perjalanan dari rumah ke kantor tak ayal membuat Anda sering lelah dan kehabisan stamina untuk bekerja secara kreatif di kantor. Keinginan untuk bertemu klien pun tak jarang hanya dapat dilakukan di luar kantor, dan kalau pun harus berkunjung ke kantor klien, Anda harus memiliki dukungan data dan informasi yang terbaru agar negosiasi yang dilakukan dapat berjalan baik dan keputusan dapat diambil tanpa Anda harus kembali dulu ke kantor.
Dalam kondisi semacam itu, bekerja secara mobile, artinya dapat dilakukan dari mana saja di luar kantor, bukan saja akan sangat membantu, tetapi juga sangat strategis dalm upaya meningkatkan produktivitas karyawan, terutama jika jenis pekerjaannya sangat mungkin di lakukan secara mobile. Jika begitu, maka Anda akan dapat melakukan kegiatan bisnis Anda meskipun Anda tengah berada di ruang tunggu bandara, kafe, kantor klien, rumah atau ketika sedang bepergian ke luar kota atau ke luar negeri.
Di Amerika, kini Anda bisa menyaksikan bagaimana banyak orang dapat melakukan pekerjaan mereka sepanjang hari cukup dari café kopi, ruang konferensi, kantor klien dan pusat kerja (working center) jarak jauh yang berada di daerah pinggiran kota. Hasil penelitian yang dilakukan International Workplace Studies Program, Cornell University, menunjukkan bahwa tingkat hunian rata-rata ruang kantor, mulai dari jam 8 pagi hingga jam 5 sore, tak lebih dari 30% hingga 50% saja. Ini menunjukkan bahwa bekerja di luar kantor tak kurang produktifnya, jika dibandingkan dengan di kantor, meski untuk itu dibutuhkan berbagai persyaratan penting yang harus pula diikuti secara konsisten dalam pelaksanaannya.
Dukungan TI
Tren perkembangan ini jelas sangat menantang para manager TI untuk bagaimana dapat memberikan dukungan terhadap pertumbuhan para pekerja bebas ini dengan serangkaian peralatan dan informasi yang mereka butuhkan dalam melaksanakan pekerjaan mereka, kapan saja dan di mana saja. Sebagai contoh, Procter&Gamble Co., sebuah perusahaan perintis dan program pencerdasan para pekerja yang berlokasi di Cincinnati.
“Kami mendefinisikan tempat kerja sebagai tempat di mana saja seseorang melakukan kegiatan produktifnya, baik itu dikantor P&G ataupun bukan,” kata Mary Adam, direktur P&G Workplace Service, Amerika Utara.
Cigna Corp., yang memiliki 3500 pekerja jarak jauh penuh waktu (fulltime teleworker) dan 7000 pekerja teleworker lepas telah mengikut sertakan mereka dalam program eWork, dan mengharapkan para pekerjanya bekerja di mana saja sepanjang mereka dapat bekerja secara efektif, apakah di kamar tidur atau di lingkungan perusahaan Cigna.
Namun, hal itu belum dapat dipenuhi untuk semua pekerja. “Sebagian pekerja yang lebih tinggi posisinya bisa saja sedang bekerja di atas pesawat, dalam perjalanan dari satu kota ke kota lainnya, atau dari satu negera ke negara lainnya, namun dari sisi infrastruktur TI di banyak perusahaan, hal itu masih belum memadai, dan masih beranggapan bahwa mereka harus datang ke kantor setiap hari,” kata Michael Bell, seorang analis Gartner Inc.
Yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para pekerja TI untuk menciptakan dan memberikan dukungan bagi para pekerja yang berupa sebuah “tempat kerja yang cerdas”, lebih terkait dengan masalah pilihan, fleksibilitas dan bergerak secara handal, di mana saja dan kapan saja.
Penghematan Biaya
Di samping mobilitas para pekerja, TI juga harus percaya akan adanya perubahan sifat dari pekerjaan itu sendiri. Menurut studi tentang tempat kerja cerdas yang dilaksanakan MIT dan Gartner menyimpulkan bahwa sebelum tahun 2006, orang-orang akan menghabiskan hampir 70% waktu kerja mereka dalam tim, namun tidak perlu harus bertatap muka. Hal itu berarti menyebarkan lebih banyak teknologi kerjasama, seperti video konferensi melalui web, yang membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan murah, tanpa memerdulikan di mana lokasi mereka bekerja.
Dalam kondisi perekonomian saat ini, para ahli mengatakan bahwa faktor utama yang mengarahkan cara kerja teleworker dan para pekerja cerdas lainnya adalah upaya untuk menekan biaya. Perusahaan dengan program kerja teleworker yang formal mengatakan bahwa mereka dapat menghemat uang untuk biaya properti, walaupun beberapa studi menunjukan bahwa biaya TI justru lebih mahal.
Dua belas bulan pertama program eWork, yang dapat menampung lebih dari 10.000 pekerja yang bekerja dari berbagai tempat dengan menggunakan perangkat TI yang sama, yang memiliki akses ke kantor perusahaan mereka, Cigna dapat menghemat pengeluaran biaya sebesar 1.500 dolar per pekerja. “Dalam dua belas bulan kedua, perusahaan yang berlokasi di Philadelphia ini mampu menghemat biaya sebesar 3.000 dolar per pekerja,” demikian Lynne Kelley-Lewicki, direktur Integrated Workscape Strategies.
Di perusahaa AT&T Corp., di mana 17 % dari para manajer tidak memiliki kantor, namun mereka dapat bekerja secara penuh dari rumah tinggal mereka atau dari tempat klien mereka, sehingga biaya properti perusahaan dapat dihemat sekitar 35 juta dolar di tahun 2003. “Keuntungan finansial lainnya mencakup peningkatan produktivitas pekerja sebesar 100 juta dolar dan keuntungan sebesar 15 juta dolar dari pertambahan simpanan dan rekrutmen para pekerja,” kata Joseph Roitz, direktur telewroker AT&T.
Empat hal penting
Secara keseluruhan, para peneliti MIT dan Gardner memperkirakan bahwa sepanjang tahun 2006, strategi tempat kerja yang cerdas akan mengurangi jumlah tempat kerja yang diperlukan dan biaya infrastruktur TI sebesar hampir 10% hingga 15%.
Namun, bagi manajer TI, membantu menciptakan dan memberikan dukungan bagi sebuah tempat kerja yang cerdas bukanlah hanya melengkapi para pekerja dengan komputer laptop dan akses broadband di rumah mereka. Melainkan juga membutuhkan suatu kolaborasi lintas fungsional tingkat tinggi, mengarahkan trik politik perusahaan dan menyesuaikan teknologi baru dengan pola kerja para karyawan.
Setidaknya ada empat hal penting yang harus menjadi perhatian perusahaan agar dapat mengarahkan karyawannya menuju ke kecerdasan dalam bekerja :
1. Jangan melakukannya sendirian. Bagian TI, fasilitas TI, properti dan bagian SDM harus membagi informasi dan bekerja sama menciptakan sebuah tempat kerja tanpa batasan bagi para karyawan, di manapun mereka berada.
“Kami memandang tempat kerja sebagai suatu tempat yang terintegrasi, termasuk kursi, meja, dan perangkat LAN,” kata Adam dari P&G. “Sebelumnya, jika pindah kantor, Anda harus menghubungi satu departemen untuk memindahkan komputer, departemen lain untuk memindahkan telepon dan sebagainya,” tambah Adam lagi
Kini, semua pekerja masuk ke dalam portal web P&G, yang dikenal sebagai “Perusahaan ada di ujung jemari Anda”, untuk membuat jadwal perpindahan kantor, memesan telepon selular, mengatur sebuah konferensi audio dan video, atau meminta seorang tukang pipa dan tukang listrik untuk mengatasi masalah Anda.
“Kami menempatkan semua itu secara bersama-sama, dimana seorang pengguna akan selalu memikirkan hal itu sebagai sebuah alat agar mereka dapat menyelesaikan pekerjaannya,” kata Adam.
2. Buatlah bekerja teleworker ini sebagai standar prosedur operasional. Perubahan cara kerja teleworker yang spesifik dan di bawah pengaturan cara kerja di rumah menghabiskan biaya lebih banyak dan memusingkan para ahli TI perusahaan. Bagian TI menerima banyak orang yang masuk melalui hubungan dial-up/saluran telepon biasa dan DSL.
“Mereka harus menyiapkan semua isu keamanan dan akses yang berbeda, dan dari sebuah meja, mereka harus menerima panggilan dari orang-orang yang jauh jaraknya dan membutuhkan pelatihan akan isu keamanan dan akses tersebut,” kata Tim Kane, CEO Kinetic Workplace Inc., sebuah firma konsultan yang berlokasi di Pittsburgh. Perusahaan ini mengkhususkan diri pada bidang kerja teleworker dan integrasi TI, properti dan SDM. Kane juga seorang presiden dari lembaga International Telework Association and Council.
Sebagai sebuah pelayanan yang melekat, eWork menyediakan para pekerja yang mobilitasnya tinggi dengan peralatan TI yang sama yang mereka dapatkan jika bekerja di kantor. Antara lain, sebuah laptop standar dan akses jaringan broadband ke semua aplikasi peranti lunak yang diperlukan, serta pusat penyimpanan data, tanpa menghiraukan apakah mereka sedang berada di rumah, hotel atau di kantor klien.
3. Studi atas pola kerja, lalu mengadopsi teknologi dan kebijakan untuk menyesuaikan. Sebelum menerapkan teknolgi baru, bagian TI perlu melihat mobilitas yang bagaimana yang dibutuhkan oleh para pekerja dan apakah bagian terbesar dari pekerjaan mereka dikerjakan secara individu atau melalui kerjasama.
“Jika sebuah organisasi, misalnya Sun Microsystems, dimana para pekerjanya dapat bekerja kapan saja, di mana saja, maka bagian TI akan menempatkan sasaran terbesarnya pada konektivitas di mana saja dan kapan saja, seperti server jarak jauh dan kemampuan jaringan pribadi virtual,” kata Bell dari Gartner.
Di Capital One, kebanyakan pekerjaan diselesaikan oleh tim, dengan 8.000 pekerja yang terampil, yang menghabiskan waktu antara empat sampai enam jam sehari dalam acara pertemuan kantor atau sebaliknya di luar kantor.
“Tidak ada seorangpun dapat duduk di dalam kantor sepanjang hari dan mendapati pekerjaannya telah selesai dengan baik,” kata Lowrance yang juga mencatat bahwa TI di perusahaan baru Capital One di kampus West Creek, Goochland County, sekitar 15 mil sebelah utara Richmond, Va., mencerminkan gaya bekerja dengan cara ini.
Di antara lainnya, hal ini mencakup akses nirkabel LAN dinseluruh fasilitasnya, sehingga para pekerja dapat mengakses email atau memberikan presentasi dari berbagai tempat di gedung tersebut, serta lusinan ruangan tim yang difasilitasi video konferensi berbasis web dan papan tulis elektronik.
“Jika Anda cerdas, jangan memulainya dengan teknologi. Mulailah dengan budaya perusahaan, kemudian kekuatan teknologi dan budaya perusahaan bekerja secara harmonis,” kata Lowrance.
4. Satu ukuran tidak selalu sesuai untuk semua. Ada sedikit kebaikan dalam meniru secara pasti praktik cara kerja tele yang terbaik dari perusahaan lain. Karena setiap organisasi memiliki cara kerjanya sendiri dan budaya yang unik. Sehingga, setiap perusahaan perlu menciptakan strategi cara kerja tele-nya sendiri. Sebagai contoh, Cigna menyediakan seperangkat peralatan yang sama untuk semua pekerjanya, tanpa menghiraukan di mana mereka berada.
Tanpa menghiraukan strategi cara kerja tele yang digunakan perusahaan, para ahli sependapat bahwa semua organisasi TI harus menetapkan kembali berbagai domain mereka, sehingga melampaui batas kantor perusahaan.
“Tidak akan ada penurunan yang nyata dalam kecenderungan ini,” kata Bell. Hal itu mungkin tertunda saat ini karena keadaan ekonomi, namun akan terus berlangsung, dan tekanan akan semakin menguat ketika kondisi ekonomi pulih kembali.”
sumber: www.ebizzasia.com
